・エントリーレベルの管理アシスタントおよび受付担当者 ・日本本社の製造業企業での勤務 ・訪問者対応や事務業務を中心に、幅広いサポート業務を担当 ・電話対応、書類

仕事概要

・訪問者をプロフェッショナルに迎え、案内。訪問者の到着および出発記録を管理し、適切な訪問者パスを発行。訪問者歓迎ボードを維持し、必要に応じて警備員と連携してゲスト到着の準備を行う。
・必要な訪問者書類（輸出審査を含む）のデータベースを管理し、ロビーエリアを超えて訪問者が進む前に手順に従い、遵守していることを確認する。
・着信電話に迅速かつプロフェッショナルに対応し、適切な担当者に転送する。
・技術部門のVPへの事務サポート。出張手配、経費報告書の発行、会議のスケジュール調整を行う。
・技術メンバーが行う管理業務に必要な書類や情報の整理・維持を支援する。
・特許申請、学術論文、契約書に関連するリストや文書を更新・維持する。
・部門全体の購入および注文手続きを支援する。
・部門に届けられる化学薬品や備品の管理を支援し、リストを維持する。
・コンポジットマテリアル研究所と本社ビル間の郵便物配送サービスを提供し、部門内での郵便物配布を行う。
・部門全体のイベント（グループミーティング、内部会議、ゲスト訪問など）の調整、計画、実行を支援する。
・部門の会議室コーディネーターとして、会議室の予約状況を掲示し、予約の競合を解決し、必要な会議室備品を維持する。
・チームワークと継続的改善の雰囲気を作るために他のメンバーと協力する。
・部門の資本および経費の財務状況を追跡し、ディレクター/VPに必要に応じて報告する。
・部門の図書館システムの維持および改善を支援する。
・技術部門ラボの休憩室、オフィス、会議室、図書館が清潔で整理され、必要なアイテムが備えられていることを確認する。
・企業全体のイベント（従業員感謝デー、活動、チャリティイベントなど）をサポートする。
・ゲストのために、必要に応じて食事や飲み物を注文・受け取り・提供する。

募集要項