Office Administrator/日系企業でのオフィス＆ラボ管理スタッフ募集！多岐にわたる業務で会社運営をサポート

仕事概要

■オフィス管理業務（30%）

・ 受付業務: 来訪者の対応（電話および対面）、問い合わせ対応または担当者への転送、会議やカンファレンスの調整（ケータリングを含む）、飲食物の準備・提供、発送準備および荷物・郵便物の受け取りと配布。

・ 施設管理: 施設の監視とベンダーとの調整、施設関連の請求書の確認（例: 実験着、応急処置キット等）。

・ オフィス用品の注文: 会社のレターヘッド用紙、販促物、季節ごとのギフト、名刺、パンフレットなどの注文。

・ オフィス用品のチェックと必要アイテムの発注（毎週または四半期ごと）。

・ オフィスおよび休憩室の整理整頓。休憩室の毎日の清掃。

・ 従業員の出張や会社イベントの手配。

・ 社長からの秘書業務のサポート。

・ オフィスチームメンバーのバックアップ業務: 発送手配や経理（PO作成、請求書確認、WinLimsでの経費処理）。

・ 緊急連絡先リストなどの更新。

■ラボ管理業務（30%）

・ ラボ用品の注文（重要な在庫品を含む）とラボへの配布。

・ 価格リストの四半期ごとの確認。

■施設管理業務（20%）

・ 消火器の月次検査。

・ COI（証明書）の追跡およびファイル保管。

・ ベンダー連絡先リストの維持。

・ 施設関連サービスの手配。

・ 年次アラーム許可証の更新。

・ その他、必要に応じた業務。

■HRマネージャーから割り当てられるその他の業務（約20%）

募集要項